Cotizaciones con órdenes de recepción y entrega
Cómo acceder:
En el menú Ventas, selecciona la opción Cotizaciones
Haga clic en el botón Nuevo
Agregue la información general
Todos los campos marcados con * son obligatorios.
Cliente: Selecciona un cliente de la lista, también podrás crearlo expandiendo la lista y seleccionando la última opción: "+ Crear".
Sucursal: Selecciona la sucursal en la que estás trabajando.
Almacén: Selecciona el almacén desde el cual se afectaría el inventario al hacer la cotización.
Término de pago: El término de pago indica la cantidad de días que se le conceden al cliente para que pague una vez aprobada la cotización.
Moneda: Selecciona la moneda de tu cotización, si tu moneda no está en la lista podrás configurarla en: *Configuración del Sistema / Moneda
Listas de precios: Selecciona una lista de precios siempre y cuando tengas configurada una estrategia de venta por listas de precios. Así cada producto añadido al documento tendrá el precio correspondiente a la lista seleccionada.
Fecha de cotización: Puedes agregar la fecha exacta en la cual realizaste la cotización con tu cliente.
Añada los productos a la cotización
Presione el botón Añadir fila para añadir nuevo registro, podrá escribir sobre la línea añadida para encontrar sus productos o servicios ya registrados en Kordata, también podrá crear un nuevo producto (+) o editar. Es importante una vez elegidos los productos colocar la cantidad de los productos a cotizar.
Agregue la información adicional
Ejecutivo: El ejecutivo predeterminado es el usuario que está registrando, pero podemos asignar esta cotización a otro ejecutivo seleccionándolo de la lista.
Válida hasta: Fecha a la que será válida la información, precios y descuentos incluidos en la cotización.
Comentarios: Comentarios para imprimir en la cotización.
Términos y condiciones: Agrege algún término o condición que desee imprimir en la cotización.
Vendedor: Puede agregar a la persona encargada de realizar la venta con el cliente.
Una vez alimentados todos los campos, da clic en el botón de guardar que se encuentra ubicado al final de la pantalla.
La cotización nacerá en estado “Cotizado”.
Una vez autorizada la cotización por parte del cliente, es importante cambiar al estado de cotizado a “Orden de Venta”.
El sistema nos arrojará una ventana para validar si se encuentra seguro de cambiar el estado de la cotización. Al indicar que si, en automático se realizará el cambio de estado.
Al realizar el cambio a estado “Orden de venta”, el sistema en automático generará una Orden de recepción y entrega en estado “En espera”para dar salida de la mercancía, también se habilitarán las pestañas de “Factura” y “Nota de venta” por medio de las cuales podremos aplicar el pago al documento.
Al generar este cambio dentro del sistema, la mercancía pasa en automático a estado de reservado, lo cual impide que pueda venderse a otros clientes.
Si el producto registrado para venta es un servicio, el sistema no generará orden de recepción.
Una vez aplicado el pago correspondiente a la Orden de compra, este no generará una nueva Orden de entrega ya que se generó desde que se autorizó la cotización.
Proceso de salida de la mercancía
Para dar salida a la mercancía previamente vendida desde una cotización, el sistema cuenta con dos procesos que podemos implementar:
Proceso 1: Salida de mercancía desde la cotización
Dentro de la cotización de clic en la ventana de “Órdenes de entrega”.
Esta habilitará una pestaña nueva que nos mostrará los datos de la orden de entrega de la mercancía, la cual se encontrará en estado “En espera”.
De clic en la Orden de entrega, ésta lo enviará directamente a la Orden de entrega para poder dar salida a la mercancía.
Una vez dentro de la Orden de entrega valide que la mercancía a entregar sea la cantidad correcta.
Si coincide, seleccione el estado de Hecho en la parte superior de la orden y en automático se dará salida a la mercancía dentro del sistema.
Proceso 2: Salida de mercancía desde Órdenes de recepción y entrega
Ingrese al menú de inventarios y seleccione la pestaña de Órdenes de recepción y entrega.
Al ingresar nos dará un listado de todas las órdenes de recepción y entrega previamente registradas. Podremos identificar la orden de salida de nuestra venta desde la columna de Documento origen, el cual nos indica el documento origen de la orden de entrega.
Está deberá estar en estado En espera.
Seleccione el documento para ingresar a la orden de recepción de la mercancía.
Una vez dentro de la orden de entrega, de clic en el estado de Hecho para dar salida a la mercancía.
El sistema lanzará una ventana en la cual debemos indicar que estamos seguros de realizar este cambio.
Seleccione la opción de Si, continuar!.
¡Y listo! toda la mercancía ha salido correctamente del inventario.