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Es posible que en algún momento, necesites cargar muchos productos al sistema.
Kordata ofrece una opción de importación masiva desde un archivo de Excel.
En este artículo te explicamos cómo se hace.
Haga clic en el menú de Compras, luego seleccione Productos.
Haga clic en el menú de opciones (tres puntos) que aparece en la parte superior derecha del módulo.
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Antes de importar los productos se debe contar con una plantilla de excel para importar productos.
Si no cuentas con la plantilla de excel, la puedes generar en el diálogo de importación.
Seleccione la opción Importar.
En la sección inferior del diálogo, hay un botón deslizante para seleccionar si la plantilla incluirá los datos obligatorios.
Si no se activa el botón, al dar clic en el botón Descargar plantilla, se generará y se descargará un archivo de excel con columnas correspondientes a todos los campos disponibles (visibles) en el módulo de productos.
Si se activa el botón deslizante, al dar clic en el botón Descargar plantilla, se generará y se descargará un archivo de excel con columnas correspondientes a todos los campos obligatorios en el módulo de productos.
Seleccionar solo los campos obligatorios es la forma más rápida de cargar productos. Pero a la vez, es la opción con menos información del producto.
Recomendación: Puede editar el archivo de excel de la plantilla de obligatorios, y agregar solo las columnas necesarias que no sean obligatorias para hacer una carga más eficiente.
NOTA: Las columnas que corresponden a catálogos del sistema deben coincidir TAL CUAL están registrados en los catálogos.
Ejemplos de datos de catálogos del sistema:
Tipo de producto:
Inventariable
Servicio
Insumo
Paquete
Unidad de Medida:
Pieza
Kilogramo
Caja
Etc.
Las columnas de la hoja de excel no deben contener fórmulas.
Columnas Obligatorias (no se pueden dejar vacías):
Nombre del producto: Debe ser tipo texto. En esta columna se coloca el nombre del producto.
Categoría. Debe ser tipo texto. Si la categoría no existe en el catálogo del sistema, esta se creará al importar el archivo de excel. Si la categoría ya existe, se debe tener cuidado de que el nombre en el campo coincida tal cual al nombre de la categoría registrada en el sistema.
Tipo de producto: Debe ser uno de los valores del catálogo de tipo de producto.
Inventariable
Servicio
Paquete
Insumo
Si quieres saber más sobre los tipos de productos en Kordata, te recomendamos este artículo.
Unidad de medida: Debe ser tipo texto e incluir el nombre de una unidad de medida, tal cual aparece en el catálogo de unidades de medida del sistema.
Precio de venta: Debe ser tipo numérico. Debe incluir el precio de venta (sin impuestos).
Costo: Debe ser tipo numérico. Debe incluir el precio unitario o costo con el que se compró el producto.
Columnas opcionales (se pueden dejar vacías):
Código de barras: Permite texto alfanumérico, pero se recomienda que sea un número. En esta columna se coloca el código de barras, si no se incluye la columna, Kordata generará un código de barras automáticamente para el producto.
Descripción: Permite texto alfanumérico. En esta columna se coloca la descripción extendida del producto.
Marca: Permite texto alfanumérico. En esta columna se coloca la marca del producto. Si se incluye una marca que no existe en el catálogo de marcas, estas se generarán con el dato que está en el archivo de excel.
Proveedor: Permite texto alfanumérico. En esta columna se coloca el nombre del proveedor. Si se incluye el nombre de un proveedor que no existe en el catálogo de proveedores, se generarán proveedores con el dato que está en el archivo de excel. Nota: Los nuevos proveedores solo tendrán nombre, y hará falta llenar el resto de su información en el catálogo correspondiente.
Si quieres saber más sobre el catálogo de proveedores en Kordata, te recomendamos este artículo.
Estado: Permite los valores “A” (Activo) y “B” (Archivado). Pero al realizar la importación por primera vez no es necesaria esta columna ya que se están activando productos. Si no se coloca esta columna Kordata asigna el valor A (activo) a los productos importados.
Moneda: Permite texto alfanumérico. En esta columna se coloca la moneda que afecta el precio de venta del producto. El nombre de la moneda debe aparecer tal cual aparece en el catálogo de monedas del sistema. Si no se incluye la columna, Kordata colocará la moneda base como moneda del producto.
Si quieres saber más sobre las monedas en Kordata, te recomendamos este artículo.
Fuente: Permite texto alfanumérico. En esta columna se puede colocar un comentario sobre el origen del producto. Por ejemplo, “Importado desde excel” o “Incluido en contenedor”.
Porcentaje comisión al vender: Permite colocar un número. Esta columna define el valor del porcentaje de comisión que recibirá un vendedor del producto, si la empresa maneja un esquema de comisiones por ventas.
Lista de precios: Permite texto alfanumérico. En esta columna se permite asignar una lista de precios al producto. Se recomienda dejarla vacía o borrarla y realizar la asignación de listas de precios desde el módulo correspondiente.
Si quieres saber más sobre las listas de precios en Kordata, te recomendamos este artículo.
Último costo: Debe ser tipo numérico. Permite colocar el valor del último costo del producto.
Tasas de impuestos: Debe ser tipo numérico. Permite colocar una (solo una) tasa de impuesto, colocando el valor de la tasa. Por ejemplo, para IVA 16% se debe colocar el número 16.
Código SAT: Debe ser tipo numérico. Permite colocar un valor del código SAT para el producto. Si no se coloca nada o no se incluye la columna, Kordata colocará el código SAT genérico.
Imagen del producto: Permite texto alfanumérico. En esta columna se puede colocar una liga (URL) a una (y solo una) imagen en internet. Esta imagen se registrará como la imagen del producto.
Existencia inicial: Debe ser tipo numérico. Si se coloca un valor, este se registrará como la existencia del producto en el almacén principal (o inicial) de la empresa. Este valor se utiliza para el alta por primera vez de productos que ya están en el almacén, Por ejemplo, en el caso de empresas que se mudan de sistema y no van a registrar compras de mercancia en el momento.
Se recomienda ingresar las existencias iniciales desde una compra o un ajuste de inventario, para tener un mayor control de los movimientos de inventario.
Columnas del sistema: Se recomienda dejarlas vacías o eliminarlas del archivo de excel.
Fecha de registro: El sistema ingresa automáticamente la Fecha en que se importó el archivo de excel, sin tomar en cuenta lo que se coloque en esta columna.
Usuario registro: El sistema ingresa automáticamente el Usuario que importó el archivo de excel, sin tomar en cuenta lo que se coloque en esta columna.
Usuario modificador: El sistema ingresa automáticamente el Usuario que importó el archivo de excel, sin tomar en cuenta lo que se coloque en esta columna.
Última modificación: El sistema ingresa automáticamente la Fecha en que se importó el archivo de excel, sin tomar en cuenta lo que se coloque en esta columna.
Una vez que esté listo el archivo de Excel con los productos,
Haga clic en el menú de opciones de nuevo.
Seleccione Importar
Haga clic en el botón Importar archivo y seleccione el archivo de excel con los productos.
Haga clic en el botón Siguiente
Confirme que las columnas del archivo coincidan con las columnas del sistema.
Haga clic en el botón Validar información, que aparece en la parte inferior del cuadro de diálogo.
En el diálogo de verificación, si no hay errores reportados, haga clic en el botón Importar información.
¡Listo! Si no hubo errores de importación, verá un aviso en la parte superior.
Recargue la pantalla para ver los productos recién importados en el listado.
Si un producto que es importado por primera vez, coincide con un SKU registrado previamente. El sistema mostrará un mensaje de error. Identificando la fila y producto que lo generan.
En estos casos, se debe remover la información de ese producto (o productos) del archivo de excel y volver a intentar.
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