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Kordata permite cargar los productos de una compra (Facturas de proveedor) desde un archivo de Excel. Esto puede ser útil cuando no se cuenta con el XML de la factura del proveedor (pero si un archivo de Excel) o cuando se tienen que dar de alta muchos productos de compras anteriores que se deben reportar como compras pero no se tienen otros datos de la factura (solo productos e importes).
Si cuenta con el XML de la factura del proveedor, puede ser más rápido importar la compra desde el archivo XML. En este artículo se explica cómo crear una Factura de proveedor (Compra) desde un archivo XML.
Antes de crear la compra, si los productos no están en el catálogo de Productos, se deben registrar los productos en él.
Si no sabe cómo dar de alta productos, puede consultar las ligas de ayuda al final de este artículo.
Una vez registrados, o validado que existan los productos en el catálogo.
Dirijase al menú Compras, luego seleccione Facturas de proveedor.
Haga clic en el botón Nuevo que aparece en la parte superior derecha de la pantalla.
Llene la información general del proveedor.
En la sección de Productos de la compra, haga clic en el menú de opciones (tres puntos) que aparece a la derecha y seleccione la opción Importar archivo.
Si ya cuenta con la plantilla, pase a la sección Importar más abajo en este artículo.
Si no cuenta con la plantilla, puede generar una plantilla con los registros obligatorios de la siguiente manera.
Haga clic en el botón deslizante que aparece en la sección de Plantilla del diálogo al lado izquierdo. El botón se tornará verde.
Luego, haga clic en el botón Descargar plantilla.
Se descargará un archivo de excel a su dispositivo, que deberá editar para agregar los datos de las siguientes columnas (campos).
Producto / Servicio: Debe colocar el SKU del producto, tal cual esta dado de alta en el sistema.
Si un producto (SKU) no se encuentra en el catálogo, al tratar se de finalizar la importación recibirá un mensaje de error.
Descripción: Debe colocar la descripción del producto.
Cantidad: Debe colocar la cantidad comprada del producto.
Costo: Debe colocar el costo (o precio unitario) del producto como aparece en la factura del proveedor. Este costo es antes de impuestos y descuentos.
Actualizar costo: Debe colocar la palabra true (verdadero) para que el costo del producto sea actualizado en el catálogo de productos. Si coloca la palabra false (falso) el costo no se actualizará.
Opcionales:
Tasas de impuestos: Debe escribir el nombre de la tasa de impuestos que se aplicó. si tiene más de una tasa, se deben escribir los nombres separados por coma. El nombre de las tasas debe coincidir con el nombre que aparece en el catálogo del sistema.
Porcentaje de descuento: Debe escribir la cantidad de descuento que le otorgó el proveedor. Por ejemplo, si le hizo un 20% de descuento. Debe escribir 20.
Aplicar descuento al costo: Debe colocar la palabra true (verdadero) para que el costo del producto sea actualizado en el catálogo de productos incluyendo el descuento otorgado por el proveedor. Si coloca la palabra false (falso) el descuento al costo no se aplicará.
Ejemplo:
Una vez que el archivo de excel con los productos esté listo.
Haga clic de nuevo en el menú de opciones (tres puntos) que aparece a la derecha y seleccione la opción Importar archivo.
Haga clic en el botón Seleccionar Archivo
Encuentre el archivo y de clic en aceptar
Haga clic en Siguiente.
Verifique que las columnas del archivo coincidan con las columnas del sistema
Haga clic en el botón Validar información
Si el archivo fue verificado y puede usarse, haga clic en el botón Importar información.
Si no, cierre el diálogo, revise que los datos en el archivo sean correctos y vuelva a comenzar la importación.
Al terminar la importación, los productos de la compra aparecerán en la lista.
Si el archivo de Excel no contenía todas las columnas, verifique que los productos y sus campos opcionales sean correctos.
Por ejemplo, si no incluyó la columna Porcentaje de descuento pero sabe que un producto tuvo descuento, edite el registro manualmente.
¡Advertencia! Como se ve en la imagen superior, si los productos no tienen asignadas tasas de impuestos en el catálogo de productos y en el archivo de Excel no se incluye la columna de Tasas de impuestos; al importar el archivo las tasas de impuestos aparecerán vacías y deberán editarse manualmente.
Haga clic en el botón Guardar que aparece en la parte inferior de la pantalla.
¡Listo! La factura de proveedor (Compra) quedó registrada con los productos importados desde un archivo de Excel.
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