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Cuando una empresa es nueva en Kordata, puede requerir migrar o cargar las facturas de un sistema anterior a Kordata, para continuar con sus registros en nuestro sistema. O también, es posible que por algún otro motivo, la empresa haya facturado directo en el portal del Servicio de Administración Tributaria (SAT) y necesite que se replique la factura en el sistema.
Kordata permite utilizar un archivo de excel al que llamamos plantilla para relacionar CFDIs, para importar facturas externas.
Lo primero que debe hacer es llenar el archivo de Excel de la plantilla.
Llenar el dato del cliente, la sucursal, almacén, término de pago y moneda. Se deben escribir exactamente como están registrados en los catálogos de Kordata.
¡Advertencia! Los datos deben coincidir completamente, mayúsculas, minúsculas, acentos y espacios. Para que la importación de CFDIs no genere mensajes de error.
Una forma de agregar la información es copiando directamente de los catálogos.
Se recomienda tener una copia de los datos en un archivo de excel, para poder copiar y pegar rápidamente en futuras importaciones sin tener que volver a consultar los catálogos.
La columna Folio interno debe llenarse con el valor numérico del Folio. Por ejemplo, si el folio de la factura es FAC00031, el folio interno será 00031.
Si el folio no tiene serie. Ambas columnas serán iguales.
Por ejemplo, si Folio es 8937, entonces Folio interno es 8937.
En la columna de Descuento, debe colocar el monto del descuento, y no el porcentaje.
Si no se aplicó ningún descuento, se debe colocar el valor cero en la columna Descuento.
En las columnas:
Fecha de registro, se debe colocar la fecha de facturación con el formato año-mes-día con guiones intermedios y sin espacios. Ej. YYYY-MM-DD
Importe, debe colocar el importe total de la factura.
Subtotal, debe colocar el subtotal de la factura, esto es, Importe menos impuestos.
Fecha de cobro, se debe colocar la fecha de vencimiento de la factura con el mismo formato que se hace en la Fecha de registro (YYYY-MM-DD).
Impuestos, debe colocarse el monto total de impuestos pagados en la factura (trasladados menos retenciones).
Fuente, debe colocar el importe total de impuestos retenidos (retenciones).
Kordata soporta importación de hasta dos tasas de impuestos, si su factura tiene más impuestos aplicados no podrá ser relacionada. NOTA: En el archivo de excel no deben existir CFDIs con más de 2 impuestos.
Si las facturas no incluyen retenciones el valor de las celdas de la columna Fuente debe ser cero.
Condición, siempre debe colocar siempre la palabra Venta (tal cual).
Saldo pendiente, debe colocar el importe de saldo pendiente por pagar; esto en caso de las facturas a crédito. Por ejemplo, si está completamente pagada el saldo pendiente debe ser cero.
Tipo de cambio, debe colocar siempre el valor uno (1).
Estado, deben colocar los valores Por pagar o Pagada, según sea el caso.
Uso de CFDI fiscal, Método de pago fiscal y Forma de pago fiscal, se deben escribir exactamente como están registrados en los catálogos de Kordata.
Comentarios, se debe colocar la palabra “Importado” para que quede registrado en el sistema que esta factura viene de un proceso de importación desde Excel.
Ejecutivo, se debe colocar el nombre del usuario que está realizando la importación. El nombre del usuario se puede tomar del nombre del perfíl del usuario, o bien, desde el catálogo de usuarios.
UUID, se debe colocar el UUID de las facturas.
¡Advertencia! Los datos deben coincidir completamente, mayúsculas, minúsculas, acentos y espacios. Para que la importación de CFDIs no genere mensajes de error.
Tipo de documento, se debe colocar la palabra Venta (tal cual).
Una vez que esté listo el archivo.
Diríjase a Kordata.
Seleccione el menú de ventas y luego la opción de Facturación.
Haga clic en el botón Personalizar, luego seleccione la opción Diseñador y campos.
Si no tiene visible el campo Folio interno. Haga clic en el ícono del ojo en el campo Folio interno, para hacer visible el campo. Esto es necesario para que el sistema pueda relacionar la columna Folio interno.
Al pasar a visible el campo aparecerá en un color claro, como se aprecia en la imagen el campo Moneda o Sucursal.
Regrese al módulo de Facturación.
Haga clic en el menú de opciones y seleccione la opción Importar
Busque el archivo de la plantilla, seleccione el archivo
Haga clic en Siguiente.
Verifique que las columnas del excel coincidan con las columnas del sistema. Si no están relacionadas puede buscar el campo correspondiente del sistema en las listas de selección del sistema. Por ejemplo:
Fecha de registro => Fecha de factura
Fecha de cobro => Fecha de vencimiento
Importe => Importe total
Fecha cobro => Fecha vencimiento
Saldo => saldo pendiente
¡Advertencia! UUID y Tipo de documento no se deben relacionar, se dejan vacíos.
Haga clic en Validar información.
Si no hay mensajes de error. Haga clic en Importar información. Si los hay debe corregir el problema según corresponda, y continuar.
Si los CFDIs se registraron correctamente se mostrará un mensaje de éxito en la parte superior de la pantalla.
Recargue la pantalla para que se muestren las facturas importadas.
Para poder aplicar complementos de pago a las facturas en estado Por pagar, se deben Relacionar los CFDIs.
Solo un usuario con perfíl y privilegios de Administrador puede activar o desactivar módulos del sistema.
Si no cuenta con el módulo para relacionar los CFDIs del sistema.
Diríjase al módulo de Configuración y seleccione la opción Módulos y campos.
Busque el módulo CFDIs del sistema y actívelo haciendo clic en el botón deslizante que aparece a la izquierda del nombre del módulo.
Recargue la página. Ahora en el menú de Ventas aparecerá el nuevo módulo CFDIs del sistema.
En el módulo CFDIs del sistema. Haga clic en el menú de opciones y seleccione Importar.
Seleccione el mismo archivo de Excel, haga clic en Siguiente.
Ahora solo va a relacionar algunas columnas del sistema.
Folio interno debe relacionarse con el campo del sistema llamado PAC.
UUID con UUID
Tipo de documento con Tipo de documento.
Los demás campos del sistema los debe dejar en blanco.
Haga clic en Validar información.
Si no hay mensajes de error. Haga clic en Importar información. Si los hay debe corregir el problema según corresponda, y continuar.
Si los CFDIs se registraron correctamente se mostrará un mensaje de éxito en la parte superior de la pantalla.
Por último, se debe registrar un ticket de soporte, para solicitar que se relacionen los CFDIs del sistema.
Diríjase al menú de configuración, y seleccione Ticket de soporte.
En el ticket de soporte puede colocar el asunto: “Relacionar CFDIs del sistema”.
En la descripción debe colocar lo mismo, y además mencionar si el excel incluye retenciones o no y cuales tasas aplican. Recuerde que solo pueden incluirse una o dos tasas de impuestos.
Por ejemplo, si el archivo incluye facturas con IVA 16%, ISR 4% y facturas con IVA 16% e ISR 1.25% no será posible calcular los importes correctamente y no se relacionarán. En casos como este, se recomienda hacer dos tickets de soporte diferentes cargando y solicitando uno al finalizar el anterior.
¡Advertencia! Si no solicita Relacionar CFDIs del sistema, no podrán expedirse complementos de pago fiscales desde Kordata para las facturas importadas.
Si aún tiene dudas sobre el proceso de Relacionar CFDIs del sistema, puede comunicarse por chat del sistema o llamada con nuestros ejecutivos de soporte.
El tiempo de solución de los tickets de soporte puede variar, dependiendo de la carga de trabajo y agenda laboral. El estado del ticket de soporte lo podrá consultar en el menú de Configuracion, opción Tickets de soporte. Cuando los CFDIs hayan sido relacionados el estado del ticket aparecerá como resuelto.
También puede consultar si hay comentarios del área de desarrollo en el ticket los puede consultar haciendo clic en el ticket.
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